Einsatz von QR-Codes und RFID-Karten für Lkw-Workflows im Werk: Ein Vergleich

Während eine RFID-Karte meist nur zur einfachen Identifikation verwendet wird, kann in QR-Codes neben Identifikationsdaten zusätzliche Daten wie die Namen des Fahrers und Spediteurs sowie die Kennzeichen von Lkw und Aufliegern und weitere anwendungsspezifische Informationen gespeichert werden. Dabei geht es bspw. um die Identifizierung der Fracht oder der abzuholenden Bestellung und deren Mengen. Die so gewonnene Flexibilität führt dazu, dass Anfahrts- und Ladeprozesse im Werk effizienter erfolgen. Das Anreichern eines QR-Codes mit zusätzlichen Informationen, etwa in einer zertifizierten Mobile-App, reduziert ebenso die Informationseingabe durch den Fahrer an einem Check-in Terminal, da alle notwendigen Daten digital übertragen und eingelesen werden können. Dies beschleunigt den Prozess und menschliche Fehler werden vermieden, da keine Medienbrüche stattfinden.

QR-Codes weisen gegenüber physischen Karten mit RFID-Chips zudem finanzielle Vorteile auf. Zum einen werden Workflows im Werk beschleunigt, was zu Einsparungen führt. Außerdem tragen die virtuellen Codes zur Kostensenkung bei, da bei ihrer Verwendung die Investition in physische Karten und u.U. teure und wartungsintensive Kartenspender und Karteneinzugsgeräte vermieden wird. Auch die neue Ausgabe von abgelaufenen oder kaputten Karten entfällt, da die digitalen Codes eine technisch unbegrenzte Lebensdauer besitzen. Hinzukommt, dass im Falle eines Verlusts ein Code leicht digital – etwa per Mail oder per dedizierten Mobile App – übermittelt oder höchstens ausgedruckt werden muss, wohingegen bei RFID-Karten kostspieliger physischer Ersatz nötig ist.

Neben dem höheren Kostenaufwand spricht der Zeitbedarf für die Ausstellung und Übergabe der Karten gegen die RFID-Lösung. Im Gegensatz dazu verläuft die digitale Übermittlung von QR-Codes in Echtzeit. Auch dadurch werden Warte- und Standzeiten reduziert, was die eng getakteten Workflows im Werk entlastet. Ein QR-Code zur Identifikation der Abholung kann auch vor Ankommen des Fahrers im Werk per Mobile App oder Mail übermittelt werden, sodass der Fahrer direkt einchecken kann und allen beteiligten Systemen und Mitarbeitern im Werk die notwendigen Informationen zur Transaktion zur Verfügung stehen.

Die Vorteile der QR-Codes auf einen Blick:

• kosteneffizient
• einfach zu erstellen
• einfache digitale Übertragung
• kinderleichte Verwendung (vgl. Wallet / Tickets am Mobile)
• verschiedene Multimedia-Formate integrierbar (JPEG, PDF, usw.)
• höhere Schadenstoleranz im Vergleich zu RFID
• können mit einem mobilen Gerät gescannt werden
• gegen unbefugte Eingriffe von Dritten (z. B. durch Hacker) geschützt
• Möglichkeiten zur Verschlüsselung der Informationen und Signatur

Den Königsweg für den Einsatz von QR-Codes stellt die Nutzung in einer mobilen App dar. Mit dieser können Lkw-Fahrer neben den notwendigen Papieren, Informationen zu Fahrt und Fracht oder Besonderheiten im Werk auch den QR-Code speichern. In der App werden sämtliche Daten der Fahrt zentral gebündelt und sind deshalb umgehend verfügbar.

Die Vorteile der digitalen QR-Codes bei der Ankunft im Werk:

• kontaktloser Self-Service-Check-in
• keine menschlichen Fehler oder Falscheingaben
• Beschleunigung des Check-in-Prozesses
• Alle Informationen auf einen Blick verfügbar
• digitale Aktualisierung bei Bedarf

Der Einsatz der mobilen Apps ist in der Praxis umfassend erprobt. So hat bspw. der Schüttgutlogistik-Softwaredienstleister Axians IAS für diesen Prozess eine spezielle VAS Mobile App entwickelt. Sie bietet neben dem QR-Code-Download die Integration digitaler Lieferscheine, damit Fahrer alle notwendigen Informationen zum Check-in in der mobilen App parat haben. Darüber hinaus unterstützt ein solches Tool die Auftragsplanung, denn über eine App können dem Fahrer aktuelle Änderungen leicht mitgeteilt werden.

Kann der QR-Code nicht digital übermittelt werden, ist ein Ausdruck des Codes problemlos möglich. Dies kann bspw. bei der Übergabe des Ladescheins an den Fahrer erfolgen. Darüber hinaus können QR-Codes beim Einchecken des Fahrers auf dem Werksgelände generiert werden. Dies kann zeitsparend an einem Self-Service-Terminal geschehen, wenn der Fahrer sich dort anmeldet.

Workaround für Fahrer, die ohne QR-Code im Werk erscheinen:

1. Gang zum Self-Service-Terminal oder einem Mitarbeiter am Werkstor
2. Manuelle Eingabe der erforderlichen Daten (ähnlich wie bei anderen bestehenden Verfahren)
3. Ausdruck eines Ladescheins mit QR-Code

Die technische Umsetzung der QR-Lösung funktioniert denkbar einfach. Statt einer RFID-Karte benötigen Fahrer lediglich ein Mobilgerät mit dem Code beziehungsweise einen Ausdruck davon. Im Werk muss der Self Service Check-in nur mit einem entsprechenden Lesegerät für QR-Codes ergänzt werden. Zur Sicherstellung größtmöglicher Flexibilität und in Übergangszeiten zwischen den Technologien bietet es sich an, dass die Terminals sowohl RFID-Signale als auch QR-Codes lesen können und darüber hinaus mit einer Funktion für die manuelle Eingabe ausgestattet sind.

Unabhängig von der Beschaffenheit der QR-Codes benötigt die Lösung kaum Trainingszeit bei den Anwendern. Besonders bei Nutzern einer mobilen App ist der Aufwand minimal, da sie die digitalen Abläufe bereits kennen. Ansonsten kann das Onboarding der intuitiven Technik im regulären Betrieb erfolgen, sodass bei Werkspersonal und Fahrern kein zusätzlicher Zeitaufwand nötig ist. Und wo diese früher bei einer verlorenen RFID-Karte erst umständlich Ersatz beschaffen mussten, kann ein verlorener QR-Code mit wenigen Klicks reproduziert und den Fahrern umgehend übermittelt werden.

Anwender des VAS-Systems von Axians IAS können im praktischen Einsatz von der einfachen Integration des QR-Codes in die VAS Mobile App ihre Workflows profitieren. Die App erleichtert das Handling von Lieferdokumenten, indem sie sämtliche Online-Lieferdaten bündelt und so allen Anwendern konsistente Daten bietet. Dafür vernetzt sich die für Android und iPhone verfügbare Lösung mit den Lösungen VAS Yard Management und VAS Cloud Logistics. Die Integration erfolgt dabei unkompliziert über standardisierte Schnittstellen in die bestehende IT-Umgebung des Kunden.

Um ein großes Nutzungsspektrum zu gewährleisten, setzt Axians‘ Lösung auf Flexibilität. So bieten verschiedene VAS-Module für unterschiedliche spezifische Anforderungen die für jedes Unternehmen am besten geeignete schlüsselfertige Lösung. Unterstützt wird die Integration durch umfassende Beratung und Support. Diese reichen von der Projektierung über die Installation bis zur Inbetriebnahme. Darüber hinaus können Kunden auch nach der Umsetzung rund um die Uhr auf das Expertenteam von Axians IAS zugreifen.

Mit der QR-Code-Option erhielt die VAS-Standardlösung für Verladung und Versand in der Schüttgutlogistik ein zusätzliches Feature, das den Einsatzbereich für Anwender weiter vergrößert. Auf diese Weise entsteht eine Gesamtlösung, die alle Geschäftsprozesse in den Bereichen Versand und Logistik abdeckt. Der QR-Code spielt dabei eine so wichtige Rolle, dass er mittlerweile bei allen neuen Kundenlösungen standardmäßig integriert wird.

Es zeigt sich, dass QR-Codes gegenüber RFID-Karten entscheidende Vorteile aufweisen. Ihre hohe Skalierbarkeit macht QR-Codes besonders für Anwender mit großem Bedarf interessant. Je mehr die alten RFID-Karten abgelöst werden können, desto höher die Einsparungen. Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt ist die größere Nachhaltigkeit, da durch QR-Codes der Plastikverbrauch und damit ebenso CO2-Emissionen gesenkt werden.

Darüber hinaus spricht die Zukunftssicherheit des Systems für einen Wechsel von Karten zu digitalen Codes. Im Zuge der permanenten Weiterentwicklung von Technologien ist abzusehen, dass physische Lösungen gegenüber ihren digitalen Alternativen weiter an Bedeutung verlieren werden. Der Vorsprung dürfte sich in den kommenden Jahren noch vergrößern, denn in QR-Codes lassen sich künftig einfach weitere Features und künftig notwendige Informationen integrieren, ohne einen technischen Umbau vornehmen zu müssen. Eine entsprechende Software-Anpassung ist trivial und kann einfach skaliert werden. All das wird dazu beitragen, die Ablaufprozesse in der Schüttgutlogistik noch einfacher, schneller und effizienter zu gestalten.